Change & Communication: la comunicazione a supporto del cambiamento in azienda

La maggior parte delle persone resiste al cambiamento sul posto di lavoro. I nostri dati lo dimostrano:

• il 73% dei dipendenti interessati dal cambiamento fra le aziende clienti di Winside ha sperimentato livelli di stress da moderati a elevati;

• coloro che hanno sofferto di stress da cambiamento hanno registrato prestazioni peggiori del 5%.

Proprio per questo quando un’azienda di trova a dover attraversare dei momenti di cambiamento e di evoluzione, è fondamentale che riesca a gestire al meglio la primissima fase, ovvero quella della comunicazione.

Una comunicazione efficace è il prerequisito più importante per un cambiamento organizzativo di successo che garantisca la continuità aziendale. In effetti rappresenta una componente vera e propria - la componente informativa - della strategia di change management. Essa, infatti, aiuta i dipendenti e le parti interessate a comprendere l'importanza e la portata della trasformazione in atto.  

Le fasi della comunicazione del cambiamento

Ogni cambiamento attraversa una serie di fasi, ciascuna caratterizzata dalle proprie sfide. Anche la comunicazione deve seguire queste fasi e rispondere alle esigenze di ciascuna di esse. Ma quante e quali sono queste fasi? Sono 3 in tutto:

1. Consapevolezza e Comprensione— la comunicazione deve offrire agli stakeholder interessati tutte le informazioni che si aspettano sul cambiamento in atto: cosa comporta, quali sono gli obiettivi, in che modo il proprio ruolo può essere influenzato, quali sono i vantaggi per gli interni, con che tempi avverrà il cambiamento, ecc;

2. Accettazione del cambiamento da parte dei dipendenti, che iniziano a muoversi come richiesto dall’azienda.  Per favorire l’adeguarsi delle proprie risorse al cambiamento, ogni azienda deve garantire loro una comunicazione costante e continuativa, mantenendole sempre informate e incoraggiando i loro feedback;

3. Impegno: anche una volta completata l’accettazione del cambiamento, la comunicazione deve continuare a fluire, per garantire il mantenimento del cambiamento e la completa metabolizzazione.

Quali sono gli elementi che definiscono una comunicazione del cambiamento davvero efficace?

In generale, a prescindere dalla fase del cambiamento nella quale ci si trova, ogni comunicazione del cambiamento deve sempre definire in maniera chiara i seguenti punti:

1. cosa comporterà il cambiamento e quale sarà la nuova visione che verrà adottata in futuro;

2. i fattori legati al cambiamento;

3. le parti interessate;

4. cosa cambierà nelle operazioni quotidiane di ciascuna risorsa;

5. i messaggi chiave da trasferire;

Accanto agli elementi da definire, è fondamentale anche:

6. creare contenuti stimolanti e motivazionali, da calendarizzare attentamente;

7. garantire sempre che i primi ad essere informati siano i dipendenti interni, prima del pubblico esterno;

8. scegliere in maniera chiara i canali di comunicazione più adatti per raggiungere ciascun tipo di target;

9. mettere a disposizione dei dipendenti interni modalità di risposta e condivisione di feedback;

10. definire delle modalità di misurazione delle azioni di comunicazione messe in campo;

11. analizzare a posteriori i rischi che si sarebbero corsi nel non effettuare una comunicazione efficace (es: impatto sulla retention, calo di produttività, etc…)

Il ruolo dei Manager nella comunicazione del cambiamento

Dirigenti, Manager, Team Leader sono modelli di ruolo, che devono sapere come governare il cambiamento e incoraggiare i dipendenti a incorporare i nuovi comportamenti

Se la Direzione non capisce perché il cambiamento sta avvenendo e come sta influenzando il posto di lavoro, avrà difficoltà a spiegare il processo e il suo impatto sull'azienda ai propri dipendenti.

Una ricerca riporta che:

• il 68% dei dirigenti afferma di capire perché sta avvenendo un cambiamento organizzativo;

• il 53% del middle management recepisce davvero il messaggio;

• il 40% dei supervisori in prima linea comprende il cambiamento;

• il 30% dei ruoli impattati direttamente sale veramente a bordo del cambiamento.

Il canale più efficace

Anche se l'e-mail è ancora un modo comune per veicolare i messaggi, non è più il canale di comunicazione più efficace sul lavoro, specialmente quando si parla del cambiamento in azienda. I dipendenti tendono, infatti, a ignorare le loro e-mail a causa dell'ampio sovraccarico di informazioni.

Canali di comunicazione più efficaci e innovativi per accertarsi che la comunicazione del cambiamento avvenga nella maniera più efficace possibile possono essere: un video, un canale intranet, un blog interno dove ogni dipendente può pubblicare contenuti, feedback e commenti relativamente al tema del cambiamento in atto.

Fondamentale, infine, è declinare la comunicazione in base al target di riferimento della popolazione aziendale, per garantirne la massima efficacia.

Il cambiamento in azienda passa necessariamente da una buona comunicazione interna. I consulenti Winside possono supportare le aziende clienti nei momenti più delicati di evoluzione, offrendo loro le soluzioni comunicative migliori. Per scoprire come gestire al meglio il cambiamento nella tua azienda e realizzare una change communication davvero efficace, contattaci qui: contatti.

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